تعیین انتظارات در هنگام مدیریت

آنقدر ساعات کافی در روز وجود ندارد که بتوانید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید.

بنابراین به عنوان یک مدیر، تقویض اختیارات یک امر ضروری است.

اما گاهی اوقات این ترس وجود دارد که شخص دیگری کار را همانطور که شما دوست دارید انجام ندهد.

آیا این به نظر شما آشنا می رسد؟ در این صورت، شما فرصت دارید هنگام تقویض اختیارات، انتظارات واضح تری را تعیین کنید. انتظارات مشخص برای هدایت اعضای تیم خود برای رسیدن به موفقیت و دستیابی به نتایجی که امید دارید ضروری است.

تعیین انتظارات روشن مستلزم این است که شما و اعضای تیم خود هر دو درک مشترکی از الزامات وظیفوی داشته باشید.  اینها عبارتند از:

•   کار "انجام شده" چگونه به نظر می رسد

• فرآیند

• جدول زمانی

اگر در مورد هر یک از این عوامل هر گونه سوء تفاهم وجود داشته باشد، نتایج ممکن است شما را ناامید کند.

هنگام واگذاری یک وظیفه (Task)، در مورد خروجی یا برونداد (Output) مورد انتظار شما بسیار واضح و روشن صحبت کنید.

• اگر وظیفه مورد نظر "نوشتن یک راپور" است ... چه مدت باید طول بکشد؟

• اگر وظیفه مورد نظر "تماس گرفتن با یک مشتری" است ... آیا پیگیری لازم است؟

• اگر وظیفه مورد نظر "خرید یک کالا" است ... آیا باید آن را از مکان خاصی خریداری کرد؟

هرچه بیشتر در دستورالعمل های خود در مورد کار "انجام شده"، مشخص و مستقیم تر باشید، برای اعضای تیم راحت تر خواهد بود که انتظارات شما را برآورده کنند.

شما انتظارات روشنی در مورد برونداد تعیین کرده اید، اما آیا پروسه انجام کار برای شما مهم است؟ 

برای مثال مونا انتظار دارد که داریوش با بودجه مشخص در ساعت 6 عصر شام را برای 12 مهمان آماده کند. آیا این فرق میکند که داریوش غذا را از رستوران بخرد یا خودش آن را بپزد؟

راه های زیادی برای حل این مسئله وجود دارد.

اگر ارجحیت هایی در ارتباط با نحوه تکمیل یک کار توسط یک عضو تیم دارید اطمینان حاصل کنید که آنها را برایش به روشنی توضیح داده اید. 

انتظارات خود را برای زمان انجام یک کار صریح و روشن بیان کنید.

این مثال را در نظر بگیرید.

آنیل از راج می خواهد که کار را برای اوایل روز بعد به پایان برساند.

در ساعت 9 صبح آنیل از راج می پرسد که آیا کارش تمام شده است؟ راج می گوید نه، او تازه کار را شروع کرده است.

سوء تفاهم به این دلیل رخ داد که آنیل در مورد منظورش از "اوایل روز" روشن نبود. راج و آنیل تعابیر مختلفی از معنای "اوایل روز" دارند.

آنیل باید ساعت مشخصی به راج بگوید تا اطمینان حاصل کند که درک یکسانی از توقع وی دارند.

دفعه بعدی که می خواهید کاری را واگذار کنید، ابتدا مکث کنید.

در نظر بگیرید، این شخص برای انجام موفقیت آمیز کار به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟

آیا می توانم در موارد زیر واضح باشم:

• کار "انجام شده" چگونه به نظر می رسد

• فرآیند انجام کار

• جدول زمانی

اگر نمی توانید در مورد این نکات واضح و دقیق باشید، قبل از تفویض وظیفه، جزئیات مربوطه را جمع آوری کنید.