پروژه چیست؟
یک پروژه برنامه زمانی مشخصی دارد. یک آغاز و یک پایان دارد.
یک پروژه چیز جدیدی را ایجاد می کند که نتیجه منحصر به فرد و خاص دارد.
یک پروژه از منابع (افراد یا زمان یا پول) استفاده می کند.
پروژه مجموعه وظایفی است که ایده را به چیزی تبدیل می کند. یک نمونه از پروژه، ساخت و ساز خانه است. یک سازنده ممکن است خانه های زیادی بسازد، اما هر ساختمان براساس موقعیت مکانی، بودجه و ویژگی های آن خاص میباشد.
فعالیتهای عملیاتی که به صورت روزمره، مداوم یا تکراری هستند، تکلیف هستند اما پروژه نیستند. مثلا:
خرید لوازم
پرداخت قبوض (بلها)
مدیریت سفارشات و پیشرفت کار
این فعالیت ها معمولاً بخشی از پروژه ها هستند.
محدوده پروژه
Image by Gerd Altmann from Pixabay
دامنه پروژه مرزهای پروژه را مشخص می کند. به خصوص موارد مهم زیر:
الزامات
نتایج
جدول زمانی
هزینه
افراد درگیر
محدوده یا دامنه به درک بهتر پروژه در ابتدای کار کمک شایان می‌کند. دامنه پروژه همچنین یک نقشه را برای کلیه اقدامات و تصمیمات پس از اجرای پروژه، فراهم می کند.
Quiz
کدام فعالیت نمی تواند به عنوان یک پروژه در نظر گرفته شود؟
مثلث پروژه
یک پروژه را مثلثی در نظر بگیرید که دارای اضلاع کناری ،محدوده، هزینه و زمان میباشد. انتقال به هر طرف باعث تغییر یک یا هر دو طرف دیگر می شود. محدوده، هزینه و زمان به عنوان مثلث پروژه شناخته می شوند. یک پروژه موفق تمام نیازها (محدوده) را برآورده می کند و در زمان مقرر و در حد بودجه (هزینه‌های) از پیش تعیین شده، تکمیل می‌شود.
• افزایش یا کاهش محدوده = تغییر به زمان یا هزینه
• افزایش یا کاهش زمان = تغییر در محدوده یا هزینه
• افزایش یا کاهش هزینه = تغییر در محدوده یا زمان
آیا شما آن را سریع ، خوب یا ارزان می خواهید؟
شما می توانید یک یا دو گزینه را داشته باشید، اما نمی توانید هر سه گزینه را همزمان داشته باشید!
محدودیت ها به شما کمک می کنند تا مهمترین مورد برای پروژه را اولویت بندی کنید. افزودن اتاق دیگر به ساختمان شما وسعت را افزایش می دهد، اما احتمالاً پروژه طولانی تر و هزینه بیشتری نیز خواهد داشت.
Quiz
تیم پروژه مهلت های زمانی خود را از دست می دهد. اگر اصلاح نشود، چه چیز دیگری ممکن است تغییر کند؟
ذینفعان پروژه
Photo from nappy.co
یک پروژه شامل ذینفعان پروژه است که هرکدام منافع خاص خود را دارند. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
• افراد دارای ایده و انگیزه تجاری برای پروژه مدنظر گرفته شده.
• افرادی که پروژه را تأیید یا هزینه آن را پرداخت می کنند
• افرادی که کارها را برای ایجاد پروژه انجام می دهند
• افرادی که از نتیجه پروژه استفاده می کنند
هر یک از این افراد ممکن است نظر یا دیدگاه متفاوتی داشته باشند!
Quiz
مدیر پروژه می خواهند نیاز را اضافه کنند، اما کارکنان پروژه می گویند که وقت کافی را ندارند. چه کسی حق دارد؟
طرح ارتباط پروژه
آیا می دانید ارتباط ضعیف عامل اصلی شکست پروژه است؟
آیا ذینفع شما به موارد زیر احتیاج دارد:
اطلاعات سطح بالا یا دقیق؟
وظایف پروژه یا پیشرفت پروژه؟
بهترین روش ارتباطی چیست:
جلسات ، گزارش ها ، ایمیل یا تلفن؟
چه زمانی و چند بار؟
ایجاد و استفاده از یک برنامه ارتباطی به شما کمک می کند حرف درست را به روش درست به افراد مناسب بگویید.
Quiz
کدام یک از موارد زیر در برنامه ارتباطات گنجانده شده است؟
انجام دهیم
ابهام منجر به شکست پروژه می شود.
اگر مسیر یا مقصد خود را مشخصا نمیدانید چگونه می توانید مسیر خود را پیدا کنید؟
به پروژه ای فکر کنید که هم اکنون بخشی از آن هستید. از خود بپرسید آیا این موارد را دارید:
Your feedback matters to us.
این درس به من کمک کرد تا این موضوع را بهتر یاد بگیرم.