اصطلاحات کلیدی مدیریت پروژه

پروژه چیست؟

یک پروژه برنامه زمانی مشخصی دارد. یک آغاز و یک پایان دارد.

یک پروژه چیز جدیدی را ایجاد می کند که نتیجه منحصر به فرد و خاص دارد.

یک پروژه از منابع (افراد یا زمان یا پول) استفاده می کند.

پروژه مجموعه وظایفی است که ایده را به چیزی تبدیل می کند. یک نمونه از پروژه، ساخت و ساز خانه است. یک سازنده ممکن است خانه های زیادی بسازد، اما هر ساختمان براساس موقعیت مکانی، بودجه و ویژگی های آن خاص میباشد.

فعالیتهای عملیاتی که به صورت روزمره، مداوم یا تکراری هستند، تکلیف هستند اما پروژه نیستند. مثلا:

• خرید لوازم

• پرداخت قبوض (بلها)

• مدیریت سفارشات و پیشرفت کار

این فعالیت ها معمولاً بخشی از پروژه ها هستند.

Image by Gerd Altmann from Pixabay

دامنه پروژه مرزهای پروژه را مشخص می کند. به خصوص موارد مهم زیر:

• الزامات

• نتایج

• جدول زمانی

• هزینه

• افراد درگیر

محدوده یا دامنه به درک بهتر پروژه در ابتدای کار کمک شایان می‌کند. دامنه پروژه همچنین یک نقشه را برای کلیه اقدامات و تصمیمات پس از اجرای پروژه، فراهم می کند.

یک پروژه را مثلثی در نظر بگیرید که دارای اضلاع کناری ،محدوده، هزینه و زمان میباشد. انتقال به هر طرف باعث تغییر یک یا هر دو طرف دیگر می شود. محدوده، هزینه و زمان به عنوان مثلث پروژه شناخته می شوند. یک پروژه موفق تمام نیازها (محدوده) را برآورده می کند و در زمان مقرر و در حد بودجه (هزینه‌های) از پیش تعیین شده، تکمیل می‌شود.

• • افزایش یا کاهش محدوده = تغییر به زمان یا هزینه

• • افزایش یا کاهش زمان = تغییر در محدوده یا هزینه

• • افزایش یا کاهش هزینه = تغییر در محدوده یا زمان

آیا شما آن را سریع ، خوب یا ارزان می خواهید؟

شما می توانید یک یا دو گزینه را داشته باشید، اما نمی توانید هر سه گزینه را همزمان داشته باشید!

محدودیت ها به شما کمک می کنند تا مهمترین مورد برای پروژه را اولویت بندی کنید. افزودن اتاق دیگر به ساختمان شما وسعت را افزایش می دهد، اما احتمالاً پروژه طولانی تر و هزینه بیشتری نیز خواهد داشت.

Photo from nappy.co

یک پروژه شامل ذینفعان پروژه است که هرکدام منافع خاص خود را دارند. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• افراد دارای ایده و انگیزه تجاری برای پروژه مدنظر گرفته شده.

• افرادی که پروژه را تأیید یا هزینه آن را پرداخت می کنند

• افرادی که کارها را برای ایجاد پروژه انجام می دهند

• افرادی که از نتیجه پروژه استفاده می کنند

هر یک از این افراد ممکن است نظر یا دیدگاه متفاوتی داشته باشند!

آیا می دانید ارتباط ضعیف عامل اصلی شکست پروژه است؟

آیا ذینفع شما به موارد زیر احتیاج دارد:

• اطلاعات سطح بالا یا دقیق؟

• وظایف پروژه یا پیشرفت پروژه؟

بهترین روش ارتباطی چیست:

• جلسات ، گزارش ها ، ایمیل یا تلفن؟

• چه زمانی و چند بار؟

ایجاد و استفاده از یک برنامه ارتباطی به شما کمک می کند حرف درست را به روش درست به افراد مناسب بگویید.

ابهام منجر به شکست پروژه می شود.

اگر مسیر یا مقصد خود را مشخصا نمیدانید چگونه می توانید مسیر خود را پیدا کنید؟

به پروژه ای فکر کنید که هم اکنون بخشی از آن هستید. از خود بپرسید آیا این موارد را دارید: